Gestiune

Sistemul Platphorma permite lucrul cu oricate gestiuni. Gestiunile pot fi grupate in functie de nomenclatorul de produse cu care lucreaza (de exemplu trei depozite de piese auto si alte doua de produse alimentare). Articolele unei gestiuni pot fi de mai multe feluri : marfa, ambalaje, materii prime, obiecte de inventar, materiale. De asemenea fiecare articol poate fi incadrat intr-un sistem ierarhic de clasa-subclasa (vezi Nomenclator). Mai exact unui articol ii sunt atribuite urmatoarele campuri: tip-ul (reprezinta contul din contabilitate ex.: 371, 3012, 381, 300 etc.); clasa (reprezinta un cimp de urmarire manageriala ex.: 'Bere', 'Vin', 'Cafea', etc..); Subclasa-Clasa (folosite pentru clasificarea mai precisa a articolelor ); Furnizor (reprezinta furnizorul). Toate aceste campuri pot fi folosite in selectia articolelor si in definirea rapoartelor manageriale. O facilitate importanta a mecanismulului multigestiune este aceea ca sunt permise transferurile intre gestiuni. Un astfel de transfer face concomitent descarcare unei gestiuni si incarcarea celei de a doua.

Metode de descarcare

Dupa cum se stie metoda de descarcare poate influenta considerabil rezultatele financiare ale unei firme, mai ales intr-un mediu inflationist. Este foarte important ca metoda sa fie aleasa functie de interesele si specificul unei firme. De exemplu pentru o firma care nu lucreaza pe stoc (adica tot ce cumpara vinde imediat) orice metoda va da acelasi rezultat. In acest caz cea mai naturala metoda este cea a pretului de furnizor. Pentru o firma care lucreaza pe stoc in regim de inflatie, o metoda mai buna ar fi aceea a pretului mediu. Daca firma are ca si articole produse alimentare este indicat sa repartizeze pe pret cheltuielile de aprovizionare si pastrare, acestea ducand la micsorarea adaosului.

Sistemul Platphorma permite mai multe metode de descarcare: pret de furnizor, pret mediu pe o gestiune, pret mediu pe unitate (cu posibilitatea repartizarii pe pret a diverselor costuri, functie de tipul articolelor), pret de vanzare cu amanuntul, pret de furnizor in sistem multicustodie; pret de furnizor pe mai multe gestiuni (in care nu se mai tine seama de transferurile intre gestiuni - se descarca doar pe baza intrarilor si vanzarilor).

Gestiune multicustodie: Mecanismul pe care se bazeaza acest tip de gestiune este similar conturilor analitice: se pot vedea global stocurile la  marfurile aflate in custodie, dar se pot obtine stocurile si fisele pentru fiecare custodie in parte. Acelasi lucrul se poate obtine in principiu si deschizand o gestiune mare pentru fiecare custodie.

Trebuie precizat ca modulul de gestiune este un modul de analiza si raportare. Aici se urmaresc rezultatele operarii documentelor primare cu referire la stocuri si miscarea acestora.

Accesarea modulului – se face din ecranul principal, apasand butonul ‘Gestiune’

Meniurile modulului Gestiune:

In funtie de metoda de gestiune aleasa de operator (FIFO – pret furnizor, Pret amanunt, Pret mediu, Custodie, etc) meniurile modului gestiune au structuri diferite, pentru a putea raspunde cat mai bine cerintelor specifice fiecarui tip de metoda contabile de descarcare.

Meniurile modulului Gestiune pentru metoda FIFO (la pret furnizor):

Operatiuni :

• Inventar – permite introducerea inventarului initial la inceputul perioadei de gestiune (in prima luna in care se lucreaza cu sistemul Platphorma). In lunile urmatoare programul va prelua automat stocul si soldul final al lunii precedente ca sold si stoc initial al lunii curente. Inventarul initial (pe fiecare tip de reper in parte) trebuie sa corespunda cu soldul initial al contului de 3xx la care face referire. Ex : Daca in inventar am introdus marfuri in valoare de 1000000, soldul initial al contului 371 (din modulul balanta) trebuie sa fie 1000000. Pasii ce trebuiesc respectati pentru introducerea inventarului initial sunt urmatorii :

  • Dupa selectarea optiunii ‘Inventar ‘ din meniul ‘Operatiuni’se va deschide ecranul inventar ; Acelasi efect se poate obtine si prin apasarea butonului ‘Adauga’ din Ecranul gestiuni sau prin apasarea simultana a tastelor Ctrl si F4 ;

  • In fereastra ‘Inventar’ se apasa butonul ‘Adauga’ ;

  • Cod articol - Articolul ce se doreste a fi adaugat pe inventar se poate selecta fie prin tastarea codului in campul ‘cod articol’ sau prin selectarea lui directa din Nomenclator. Pentru aceasta se apasa butonul de selectie din dreptul campului ‘cod articol’. Se va deschide nomenclatorul de articole din care operatorul poate selecta reperul dorit. Pentru facilitarea cautarii operatorul poate scrie in campul ‘cod articol’ primele litere din denumirea articolului dorit. La actionarea tastei ‘Tab’ sau ‘Sageata in jos (↓)’ programul va deschide automat Nomenclatorul de articole, pozitionand cursorul pe prima inregistrare care incepe cu literele specificate de operator ; Daca articolul dorit nu se regaseste pe nomenclator, poate fi adaugat prin actionarea tastei adauga din fereastra ‘Selectare reper’ si urmarea procedurii descrise la capitolul Nomenclator. Se recomanda totusi ca inainte de a se introduce inventarul sa se introduca mai intai toate articolele pe Nomenclator ;

  • Cantitate - Dupa selectarea articolului dorit, operatorul va trebui sa completeze ‘cantitatea’ aflata in stoc ;

  • PU – se refera la pretul unitar de furnizor fara TVA al articolului respectiv ; Daca operatorul nu cunoaste decat pretul de furnizor cu TVA, atunci il va trece pe acesta din urma si va apasa butonul ‘Pret fara TVA’. Programul va calcula pretul fara TVA ;

  • Valoare – acest camp va fi completat automat de catre program ; Daca totusi operatorul nu cunoaste decat valoarea fara TVA si vrea sa determine pretul, va scrie valoarea in campul ‘PU’ si va actiona butonul ‘Valoare’ ;

  • PU vanzare – se completeaza numai in cazul gestiunilor la Pret amanunt cu pretul de vanzare cu TVA ;

  • Valoare vanzare – va fi completata automat de program cu produsul intre cantitate si pretul de vanzare cu amanuntul ;

  • Analitic custodie – in cazul lucrului cu custodii se va indica carei custodii apartine inventarul articolului respecti; Pentru selectarea custodiei se apasa butonul ‘Analitic custodie’ si se selecteaza custodia dorita; Daca aceasta nu exista in lista se poate adauga apeland butonul ‘Adauga’;

  • Lot – in cazul in care operatorul doreste urmarirea produselor pe loturi, poate fi indicat lotul de care apartine inventarul articolului respectiv ;

  • Valabilitate (Expira la : ) – operatorul poate introduce termenul de valabilitate al produsului respectiv ;

  • Curs valutar – operatorul poate selecta cursul si moneda inventarului articolului respectiv ; Sistemul poate genera anumite situatii in valuta (vezi manager) ;

  • Procedeul se va repeta pana la introducerea intregii liste de inventariere ;Un articol poate aparea de mai multe ori in lista, avand preturi diferite de intrare.

• Inventar faptic – permite introducerea inventarului faptic la o anumita data (pe parcursul functionarii cu sistemul Platphorma ; Aceasta optiune are implicatii asupra gestiunii numai in cazul utilizarii metodei de gestiune ‘Pret mediu’ sau ‘Pret amanunt’ ;

• Recalcul stoc – recalculeaza stocul pe baza actelor introduse in sistem ;

• Calcul fisa cantitativ – recalculeaza fisa de magazie din punct de vedere cantitativ pe baza actelor introduse in sistem;

• Calcul fisa magazie – efectueaza un calcul complet al fisei de magazie, pe baza  actelor introduse in sistem ; include si calcul stoc si calcul fisa cantitativ ; Operatiunea va determina toate valorile din cadrul unei fise de magazie (prêt de descarcare, valoare, adaos, etc) ; Aceasta operatiune este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni, inainte de inchiderea lunii, sau ori de cate ori se opereaza modificari in sistem cu o data anterioara ultimei inregistrari ; Aceasta operatiune este o operatiune cu durata mare de executie, viteza de calcul depinzand nemijlocit de viteza procesorului si a memoriei sistemului de calcul ;

• Vizualizare fisa – permite vizualizarea fisei de magazie pentru articolul pe care este pozitionat cursorul. In cadrul fisei se poate actiona butonul ‘Stoc la fiecare operatiune’ pentru a calcula stocul dupa fiecare tranzactie. Tot in cadrul fisei, apasand butonul ‘Total’ se va calcula si afisa totalul intrarilor, iesirilor, stocului (cantitativ - valoric), precum si adaosul in luna pentru articolul respectiv ; Precizam ca aceasta comanda poate fi subtituita cu executarea unui ‘dublu click ‘ pe reperul dorit.

• Modifica –  (se poate actiona si butonul modifica) - permite introducerea urmatoarelor date :

  • 6 preturi de vanzare in lei (cu sau fara TVA);

  • 1 pret de vanzare in valuta;

  • risturnul pentru articolul respectiv (daca este cazul) ;

  • stocul mediu (in functie de care se pot obtine anumite situatii) ;

  • stocul minim (in functie de care se pot obtine anumite situatii) ;

  • coeficientul de comision ;

• Sterge - (se poate actiona si butonul sterge) – sterge din ‘Gestiune’ articolul pe care este pozitionat cursorul. Observatie ! Daca articolul are stoc initial sau miscari in luna respectiva, va fi adaugat automat de program la executarea comenzii ‘Calcul fisa magazie’

• Recitire – reciteste baza de date (Refresh). Este utila in cazul lucrului in retea ;

• Cauta - (se poate actiona si butonul cauta) – Permite cautarea unui articol dupa criteriul ales in meniul sortare (cod, denumire – implicit, clasa) ;

• Preia stoc precedent – permite preluarea stocului final al lunii precedente ca stoc initial al lunii curente ; Se recomanda utilizarea acestei operatiuni dupa inchiderea fiecarei luni; Pentru a functiona corect este necesar sa se fi executat ‘Calcul fisa magazie’ pe luna precedenta ;

• Situatie stoc zi – calculeaza situatia miscarilor si a stocurilor pe o singura zi (specificata de operator) ;

• Stoc cumulat pe gestiuni – permite calcularea  stocului cumulat pe mai multe gestiuni ; selectia gestiunilor se va face cu tasta ‘+’ situata in blocul numeric (in partea dreapta a tastaturii + ‘plusul mare’) ;

• Vizualizare stoc cumulat – permite vizualizarea stocului cumulat pe mai multe gestiuni ;

• Fisa pe perioada – permite vizualizarea fise de magazie pe perioada selectata de operator (indiferent de luna curenta). Atentie ! Fisa pe perioada va fi corecta doar daca s-a executat comanda ‘Calcul fisa magazie’ pe fiecare luna in parte. Atentie ! Daca utilizatorul selecteaza pentru calcul o perioada in care nu s-a lucrat cu programul, fisa pe perioada nu va functiona !

• Stocuri pe perioada – permite calcularea stocurilor pe o perioada aleasa de utilizator (indiferent de luna curenta). Atentie ! Situatia va fi corecta doar daca s-a executat comanda ‘Calcul fisa magazie’ pe fiecare luna in parte. Atentie ! Daca utilizatorul selecteaza pentru calcul o perioada in care nu s-a lucrat cu programul, aceasta nu va functiona !

• Sterge selectate – permite stergerea simultana a mai multor articole selectate (Ex: se pot sterge articolele fara miscare); Observatie ! Daca articolele sterse au stoc initial sau miscari in luna respectiva, vor fi re-adaugate automat de program la executarea comenzii ‘Calcul fisa magazie’

• Leaga reper – furnizor – acesta optiune permite completarea automata a campului de furnizor (pe fiecare articol) cu numele furnizorului de la care s-a facut ultima cumparare. Nu se recomanda utilizarea ei decat la recomadarea expresa a producatorului;

• Preia furnizor din luna precedenta – va prelua in campul de furnizor denumirea furnizorului de la care s-a facut aprovizionarea in luna precedenta. Nu se recomanda utilizarea ei decat la recomadarea expresa a producatorului;

• Preia din nomenclator – permite preluarea pe gestiune a tuturor articolelor de pe nomenclator, chiar daca acestea nu au stoc sau miscare in luna respectiva ;

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu ‘*’ in campul ‘Sel’. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda ‘Selectate’ din meniul Sortare.

• Toate – selecteaza toate inregistrarile din ecranul Firme;

• Nici unul – deselecteaza toate inregistrarile;

• Invers – inverseaza selectia curenta;

• Formula – permite selectii complexe, dupa o formula;

• Adauga un tip – permite selectarea doar a unui tip de reper;

• Adauga o  clasa – selecteaza doar articolele ce au clasa egala cu cea specificata de operator;

• Adauga o grupa - selecteaza doar articolele ce au grupa egala cu cea specificata de operator;

• Adauga furnizor intern - selecteaza doar articolele ce au furnizorul intern egal cu cel specificat de operator;

• Adauga furnizor extern - selecteaza doar articolele ce au furnizorul extern egal cu cel specificat de operator;

• Cu stoc # (diferit) de 0 – selecteaza doar articolele ce au stocul diferit de 0. ATENTIE ! Aceasta comanda actioneaza doar asupra reperelor deja selectate (Ex : In cadrul reperelo ce au clasa ‘X’ – selectate dupa procedeul specificat mai sus, se aplica aceasta selectie si in lista vor ramane acele articole ce au clasa ‘X’ si stocul diferit de 0). Daca se doreste selectarea tuturor articolelor cu stoc # de 0, se va folosi -> Selectie – Toate si apoi -> Selectie – Cu stoc#0 ;

• Cu Miscari – acelasi principiu ca la Cu stoc #0, numai ca va selecta doar articolele ce au miscari (intrari, iesiri) ;

• Grupare dupa tip – grupeaza articolele in functie de tipul articolelor ;

• Cu necesar #0 - selecteaza doar articolele ce au necesarul diferit de 0. ATENTIE ! Aceasta comanda actioneaza doar asupra reperelor deja selectate ;

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

• Denumire – ordoneaza lista de articole dupa denumirea articolului; aceasta ordonare este implicita;

• Cod - ordoneaza lista de articole dupa codul articolului;

• Clasa - ordoneaza lista de articole dupa clasa articolului;

• Adaos - ordoneaza lista de articole dupa valoarea adaosului realizat;

• Selectate  Nume– afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea ‘*’ in campul ‘sel’, ordonandu-le dupa denumire;

• Selectate  Cod– afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea ‘*’ in campul ‘sel’, ordonandu-le dupa cod;

• Furnizori – ordoneaza articolele dupa furnizor

• Valoare – ordoneaza articolele dupa valoarea existenta pe un camp specificat de utilizator (sold, intrari, iesiri, etc) ;

• Cod extern - ordoneaza lista de articole dupa codul extern al articolului;

Filtre :

• Clasa – raman la ecran doar articolele ce au o anumita clasa;

Preturi :

• Calcul pret vanzare – calculeaza preturile de vanzare ale articolelor din gestiune, respectand urmatorul principiu: Utilizatorul poate introduce 6 preturi de vanzare in lei (cu sau fara TVA) – vezi ->Operatiuni – Modifica. Aceasta comanda va calcula pretul cu TVA  (daca acesta e 0) – in cazul in care operatorul introduce preturile fara TVA si pretul fara TVA (daca acesta e 0) – in cazul in care operatorul introduce preturile cu TVA. Daca un articol are si pret cu TVA si pret fara TVA, aceasta comanda nu va schimba nimic. Utilizatorul poate zeroriza unul din preturi cu comanda ‘Preturi fara TVA=0’ sau ‘Preturi cu TVA=0’ din meniul Preturi. ATENTIE! FOLOSIREA AMBELOR COMENZI (‘Preturi fara TVA=0’ si ‘Preturi cu TVA=0’) VA DUCE LA STERGEREA AMBELOR PRETURI (PIERDEREA LISTEI DE PRETURI). Observatie: la executarea comenzii ‘Calcul pret vanzare’ utilizatorul poate preciza marja de rotunjire a pretului cu TVA;

• Preturi vanzare din pretul 1 – permite stabilirea automata a unor preturi de vanzare (preturile de la 2 la 5) pornind de la pretul 1 (considerat de referinta). Stabilirea acestor preturi se va face procentual (cat % din pretul 1 reprezinta pretul respectiv); Aceasta comanda trebuie urmata de ‘Calcul pret vanzare’;

• Preia pret vanzare precedent – preia preturile din luna precedenta ; ATENTIE ! Aceasta comanda va sterge toate preturile din luna curenta si le va inlocui cu cele din luna precedenta;

• Evaluare Stocuri – permite evaluarea stocurilor in functie de preturile de vanzare ale articolelor ;

• Pret cu TVA = 0 – zerorizeaza preturile cu TVA (de la 1 la 6) ;

• Pret fara TVA = 0 – zerorizeaza preturile fara TVA (de la 1 la 6) ;

• Print etichete – permite tiparirea etichetelor cu numele si pretul de vanzare al articolelor selectate ;

• Preia preturi din alta gestiune – ajuta la preluarea preturilor din alta gestiune ; pentru ca mecanismul sa functioneze articolele din gestiunea sursa ale caror preturi trebuiesc preluate trebuie sa fie selectate ;

• Preturi de vanzare din pret furnizor – permite formarea preturilor de vanzare in lei (de la 1 la 6) pornind de la ultimul pret de furnizor ; mecanismul este asemanator cu cel descris la ‘Preturi de vanzare din pretul 1’ ;

• Pret de vanzare 1 din pret in valuta - permite formarea pretului 1 de vanzare in lei  pornind de la ultimul pretul de vanzare in valuta (pret ce trebuie introdus de catre operator)  ; mecanismul este asemanator cu cel descris la ‘Preturi de vanzare din pretul 1’ ;

• Salvare preturi – permite salvarea listelor de preturi intr-o biblioteca in care veti regasi data salvarii si unde se pot adauga anumite comentarii. SE RECOMANDA UTILIZAREA ACESTEI OPERATIUNI INAINTE DE MODIFICAREA MANUALA SAU AUTOMATA A PRETURILOR DE VANZARE !

• Restaurare preturi – va restaura preturile pentru articolele selectate, din salvarea indicata de operator.

• Pret analitic – aceasta optiune se constitue in fapt intr-un mecanism complex ce permite creerea unor liste de preturi specifice fiecarui client (sau tip de client in parte). Pasii ce trebuiesc respectati sunt urmatorii :

-         se pozitioneaza cursorul pe articolul la care se doreste crearea preturi analitice si se actioneaza comanda ‘Pret analitic’ ;

-         in fereastra ‘Preturi analitice’ se actioneaza butonul ‘Adauga’ ;

-         in campul ‘Cod’ se va trece codul listei de pret ; acest cod va trebui trecut si in campul ‘Tip pret’ din fereastra de definire Client/Furnizor – modulul firme interne ;

-         se repeta operatiunea pentru toate tipurile de preturi si pentru toate articolele.

• Atribuie pret grupa – mecanism special personalizat ; pentru informatii contactati producatorul ;

Situatii :

·        Stoc FIFO – prezinta un desfasurator de stoc FIFO, pentru fiecare articol si fiecare intrare, conform regulii primul intrat – primul iesit;

·        Intrari efective – trateaza intrarile in gestiune din punct de vedere al gestiunii (pentru articolele selectate sau pentru toate articolele); va lua in considerare atat intrarile prin NIR si transfer, cat si cel al facturilor emise storno (cantitate minus) – care reprezinta o intrare pentru gestiune;

·        Iesiri efective – trateaza iesirile din gestiune din punct de vedere al gestiunii (pentru articolele selectate sau pentru toate articolele); va lua in considerare atat iesirile prin facturi emise, borderou de vanzari si transfer, cat si cel al receptiilor storno (cantitate minus) – care reprezinta o iesire pentru gestiune;

·        Fisa de magazie globala – realizeaza o situatie cu toate miscarile (tranzactiile) pentru articolele selectate sau pentru toate articolele ; se constitue ca o suma a tuturor fiselor de magazie ;

·        Intrari pe acte – trateaza intrarile in gestiune din punct de vedere al actului primar care creeaza miscarea (pentru articolele selectate sau pentru toate articolele); va lua in considerare numai intrarile generate de acte specifice crearii unei intari de gestiune (NIR sau transfer). Nu va lua in considerare intrarile pe facturi storno ;

·        Iesiri pe acte - trateaza iesirile din gestiune din punct de vedere al actului primar care creeaza miscarea (pentru articolele selectate sau pentru toate articolele); va lua in considerare numai iesirile generate de acte specifice crearii unei iesiri din gestiune (factura emisa, borderou, consum sau transfer). Nu va lua in considerare iesirile pe NIR storno ;

·        Estimare in valuta – realizeaza o situatie estimativa in valuta a tuturor miscarilor din gestiune, prin impartirea sumelor in lei (valorilor in lei) la cursul valutei selectate din ziua tranzactiei sau la cursul de referinta ce trebuie precizat de utilizator;

·        Centralizator clase – realizeaza o centralizare pe clase a stocului (stoc si sold); pentru a functiona corect, fiecarui reper trebuie sa ii fie atribuita o clasa;

Custodie :

Descrierea mecanismului de custodie :

Mecanismul pe care se bazeaza acest tip de gestiune este similar conturilor analitice: se pot vedea global stocurile la  marfurile aflate in custodie, dar se pot obtine stocurile si fisele pentru fiecare custodie in parte. Acelasi lucrul se poate obtine in principiu si deschizand o gestiune mare pentru fiecare custodie.

Acest mecanism poate fi asimilat si sub-gestiunilor in cadrul unei gestiuni mai mari ;

Conditia principala pentru functionarea corecta a acestui submodul este ca pe fiecare tranzactie ce are implicatii asupra stocului custodiilor (inventar, facturi, NIR-uri, consumuri, transferuri, avize, borderouri de vanzari, etc) sa se precizeze custodia asupra caruia trebuie trimisa miscarea respectiva ; in fiecare ecran de inregistrare a actelor mai sus amintite se va apela butonul ‘custodie’ si se va selecta custodia dorita ;

Optiunile meniului custodie :

·        Fisa de magazie – realizeaza fisa de magazie a articolului pe care este pozitionat cursorul numai pe custodia selectata ; pentru a funtiona corect este necesar sa se calculeze fisa de magazie (Operatiuni - > Calcul fisa magazie) ;

·        Calcul stoc - calculeaza stocul numai pentru custodia selectata; pentru a funtiona corect este necesar sa se calculeze fisa de magazie (Operatiuni - > Calcul fisa magazie) ;

·        Stoc toate – revine in pozitia de stoc pentru toate custodiile;

·        Centralizator custodii - realizeaza o centralizare pe custodii a stocului;

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

• Auto Refresh on – in cazul lucrului in retea, realizeaza recitirea bazei de date (stoc) in mod automat, la un interval de 5 secunde ; daca optiunea este inactiva statia de lucru nu va sesiza (la ecran) schimbarile efectuate in sistem decat la intrarea in modul ;

• Auto Refresh off – suspenda funtia prezentata mai sus ;

• Configurare :

-         Lucru in valuta Da /Nu – comuta pe calculul situatiilor de gestiune si in valuta prin impartirea sumelor in lei (valorilor in lei) la cursul valutei selectate din ziua tranzactiei sau la cursul de referinta ce trebuie precizat de utilizator;

-         Buton ‘Moneda de lucru’ – daca se selecteaza ‘Lucru in valuta – Da’ va trebui precizata moneda de lucru ; Acest lucru se va face prin apasarea butonului ‘ Monede de lucru’ si selectarea monedei (valutei) dorite ;

-         Curs referinta – se precizeaza cursul monedei (valutei) de lucru pentru situatile in care nu se va regasi curs valutar in anumite zile, pentru anumite tranzactii ; OBSERVATIE :Pentru o situatie fidela, introduceti cursul in fiecare zi. !

-         Sortare implicita – utilizatorul poate alege cum sa fie sortate (ordonate) articolele in momentul in care acceseaza modulul Gestiune (dupa nume, cod sau grupa);

OBSERVATII GENERALE :

1. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI, INAINTE DE INCHIDEREA DE LUNA, TREBUIE EXECUTATA COMANDA ‘CALCUL FISA MAGAZIE’ DIN MENIUL OPERATIUNI’ ;

2. DUPA INCHIDEREA LUNII (TRECEREA IN LUNA URMATOARE) TREBUIE EXECUTATA COMANDA ‘PREIA STOC PRECEDENT’ DIN MENIUL OPERATIUNI, URMATA DE ‘CALCUL FISA MAGAZIE’ DIN ACELASI MENIU ;

3. DACA DIN DIVERSE MOTIVE SE REVINE CU OPERATIUNI CE AU CA EFECT MODIFICAREA STOCULUI IN LUNA ANTERIOARA, TREBUIESC REFACUTI PASII DE LA PUNCTELE 1 SI 2 ;

4. LA SFARSITUL LUNII NU TREBUIE SA EXISTE STOCURI NEGATIVE ; FIZIC, ACEASTA NOTIUNE NICI NU EXISTA ; DIN DIVERSE MOTIVE CE TIN DE OPERARE SAU ORGANIZAREA INTERNA A FIECARUI AGENT ECONOMIC, ACEASTA SITUATIE POATE APAREA TOTUSI PE PARCURSUL UNEI LUNI. OPERATORUL VA TREBUI SA CORECTEZE ACESTE STOCURI ‘NEGATIVE’ PRIN METODE CONTABILE SPECIFICE, INAINTE DE INCHIDEREA LUNII ;

5. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI TREBUIE VERIFICATA CORESPONDENTA INTRE MODULUL GESTIUNE SI MODULUL BALANTA CONTABILA, IN CEEA CE PRIVESTE SOLD INITIAL, INTRARI, IESIRI SI SOLD ; DACA SUNT DIFERENTE, ELE TREBUIESC ANALIZATE SI REZOLVATE ;

Meniurile modulului Gestiune pentru metoda Pret amanunt (cu TVA):

Repere :

• Inventar – permite introducerea inventarului initial la inceputul perioadei de gestiune (in prima luna in care se lucreaza cu sistemul Platphorma). In lunile urmatoare programul va prelua automat stocul si soldul final al lunii precedente ca sold si stoc initial al lunii curente. Inventarul initial (pe fiecare tip de reper in parte) trebuie sa corespunda cu soldul initial al contului de 3xx la care face referire. Ex : Daca in inventar am introdus marfuri in valoare de 1000000, soldul initial al contului 371 (din modulul balanta) trebuie sa fie 1000000. Pasii ce trebuiesc respectati pentru introducerea inventarului initial sunt urmatorii :

  • Dupa selectarea optiunii ‘Inventar ‘ din meniul ‘Operatiuni’se va deschide ecranul inventar ; Acelasi efect se poate obtine si prin apasarea butonului ‘Adauga’ din Ecranul gestiuni sau prin apasarea simultana a tastelor Ctrl si F4 ;

  • In fereastra ‘Inventar’ se apasa butonul ‘Adauga’ ;

  • Cod articol - Articolul ce se doreste a fi adaugat pe inventar se poate selecta fie prin tastarea codului in campul ‘cod articol’ sau prin selectarea lui directa din Nomenclator. Pentru aceasta se apasa butonul de selectie din dreptul campului ‘cod articol’. Se va deschide nomenclatorul de articole din care operatorul poate selecta reperul dorit. Pentru facilitarea cautarii operatorul poate scrie in campul ‘cod articol’ primele litere din denumirea articolului dorit. La actionarea tastei ‘Tab’ sau ‘Sageata in jos (↓)’ programul va deschide automat Nomenclatorul de articole, pozitionand cursorul pe prima inregistrare care incepe cu literele specificate de operator ; Daca articolul dorit nu se regaseste pe nomenclator, poate fi adaugat prin actionarea tastei adauga din fereastra ‘Selectare reper’ si urmarea procedurii descrise la capitolul Nomenclator. Se recomanda totusi ca inainte de a se introduce inventarul sa se introduca mai intai toate articolele pe Nomenclator ;

  • Cantitate - Dupa selectarea articolului dorit, operatorul va trebui sa completeze ‘cantitatea’ aflata in stoc ;

  • PU – se refera la pretul unitar de furnizor fara TVA al articolului respectiv ; Daca operatorul nu cunoaste decat pretul de furnizor cu TVA, atunci il va trece pe acesta din urma si va apasa butonul ‘Pret fara TVA’. Programul va calcula pretul fara TVA ;

  • Valoare – acest camp va fi completat automat de catre program ; Daca totusi operatorul nu cunoaste decat valoarea fara TVA si vrea sa determine pretul, va scrie valoarea in campul ‘PU’ si va actiona butonul ‘Valoare’ ;

  • PU vanzare – se completeaza cu pretul de vanzare cu TVA ;

  • Valoare vanzare – va fi completata automat de program cu produsul intre cantitate si pretul de vanzare cu amanuntul ;

  • Analitic custodie – in cazul lucrului cu custodii se va indica carei custodii apartine inventarul articolului respecti; Pentru selectarea custodiei se apasa butonul ‘Analitic custodie’ si se selecteaza custodia dorita; Daca aceasta nu exista in lista se poate adauga apeland butonul ‘Adauga’;

  • Lot – in cazul in care operatorul doreste urmarirea produselor pe loturi, poate fi indicat lotul de care apartine inventarul articolului respectiv ;

  • Valabilitate (Expira la : ) – operatorul poate introduce termenul de valabilitate al produsului respectiv ;

  • Curs valutar – operatorul poate selecta cursul si moneda inventarului articolului respectiv ; Sistemul poate genera anumite situatii in valuta (vezi manager) ;

  • Procedeul se va repeta pana la introducerea intregii liste de inventariere ;Un articol poate aparea de mai multe ori in lista, avand preturi diferite de intrare.

• Recalcul stoc – recalculeaza stocul pe baza actelor introduse in sistem ;

• Calcul fisa magazie – efectueaza un calcul complet al fisei de magazie, pe baza  actelor introduse in sistem ; include si calcul stoc si calcul fisa cantitativ ; Operatiunea va determina toate valorile din cadrul unei fise de magazie (prêt de descarcare, valoare, adaos, etc) ; Aceasta operatiune este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni, inainte de inchiderea lunii, sau ori de cate ori se opereaza modificari in sistem cu o data anterioara ultimei inregistrari ; Aceasta operatiune este o operatiune cu durata mare de executie, viteza de calcul depinzand nemijlocit de viteza procesorului si a memoriei sistemului de calcul ;

• Vizualizare fisa – pertmite vizualizarea fisei de magazie pentru articolul pe care este pozitionat cursorul. In cadrul fisei se poate actiona butonul ‘Stoc la fiecare operatiune’ pentru a calcula stocul dupa fiecare tranzactie. Tot in cadrul fisei, apasand butonul ‘Total’ se va calcula si afisa totalul intrarilor, iesirilor, stocului (cantitativ - valoric), precum si adaosul in luna pentru articolul respectiv ; Precizam ca aceasta comanda poate fi subtituita cu executarea unui ‘dublu click ‘ pe reperul dorit.

• Modifica –  (se poate actiona si butonul modifica) - permite introducerea urmatoarelor date :

  • 6 preturi de vanzare in lei (cu sau fara TVA); Pretul de vanzare 1 cu TVA se va completa automat la introducerea NIR-ului cu pretul de vanzare cu TVA;

  • 1 pret de vanzare in valuta;

  • risturnul pentru articolul respectiv (daca este cazul) ;

  • stocul mediu (in functie de care se pot obtine anumite situatii) ;

  • stocul minim (in functie de care se pot obtine anumite situatii) ;

  • coeficientul de comision ;

• Sterge - (se poate actiona si butonul sterge) – sterge din ‘Gestiune’ articolul pe care este pozitionat cursorul. Observatie ! Daca articolul are stoc initial sau miscari in luna respectiva, va fi adaugat automat de program la executarea comenzii ‘Calcul fisa magazie’

• Recitire – reciteste baza de date (Refresh). Este utila in cazul lucrului in retea ;

• Cauta - (se poate actiona si butonul cauta) – Permite cautarea unui articol dupa criteriul ales in meniul sortare (cod, denumire – implicit, clasa) ;

• Preia stoc precedent – permite preluarea stocului final al lunii precedente ca stoc initial al lunii curente ; Se recomanda utilizarea acestei operatiuni dupa inchiderea fiecarei luni; Pentru a functiona corect este necesar sa se fi executat ‘Calcul fisa magazie’ pe luna precedenta ;

• Stoc cumulat pe gestiuni – permite calcularea  stocului cumulat pe mai multe gestiuni ; selectia gestiunilor se va face cu tasta ‘+’ situata in blocul numeric (in partea dreapta a tastaturii + ‘plusul mare’) ;

• Vizualizare stoc cumulat – permite vizualizarea stocului cumulat pe mai multe gestiuni ;

• Fisa pe perioada – permite vizualizarea fise de magazie pe perioada selectata de operator (indiferent de luna curenta). Atentie ! Fisa pe perioada va fi corecta doar daca s-a executat comanda ‘Calcul fisa magazie’ pe fiecare luna in parte. Atentie ! Daca utilizatorul selecteaza pentru calcul o perioada in care nu s-a lucrat cu programul, fisa pe perioada nu va functiona !

• Stocuri pe perioada – permite calcularea stocurilor pe o perioada aleasa de utilizator (indiferent de luna curenta). Atentie ! Situatia va fi corecta doar daca s-a executat comanda ‘Calcul fisa magazie’ pe fiecare luna in parte. Atentie ! Daca utilizatorul selecteaza pentru calcul o perioada in care nu s-a lucrat cu programul, aceasta nu va functiona !

• Sterge selectate – permite stergerea simultana a mai multor articole selectate (Ex: se pot sterge articolele fara miscare); Observatie ! Daca articolele sterse au stoc initial sau miscari in luna respectiva, vor fi re-adaugate automat de program la executarea comenzii ‘Calcul fisa magazie’

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu ‘*’ in campul ‘Sel’. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda ‘Selectate’ din meniul Sortare.

• Toate – selecteaza toate inregistrarile din ecranul Firme;

• Nici unul – deselecteaza toate inregistrarile;

• Invers – inverseaza selectia curenta;

• Formula – permite selectii complexe, dupa o formula;

• Adauga un tip – permite selectarea doar a unui tip de reper;

• Adauga o  clasa – selecteaza doar articolele ce au clasa egala cu cea specificata de operator;

• Adauga o grupa - selecteaza doar articolele ce au grupa egala cu cea specificata de operator;

• Cu stoc # (diferit) de 0 – selecteaza doar articolele ce au stocul diferit de 0. ATENTIE ! Aceasta comanda actioneaza doar asupra reperelor deja selectate (Ex : In cadrul reperelo ce au clasa ‘X’ – selectate dupa procedeul specificat mai sus, se aplica aceasta selectie si in lista vor ramane acele articole ce au clasa ‘X’ si stocul diferit de 0). Daca se doreste selectarea tuturor articolelor cu stoc # de 0, se va folosi -> Selectie – Toate si apoi -> Selectie – Cu stoc#0 ;

• Grupare dupa tip – grupeaza articolele in functie de tipul articolelor ;

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

• Denumire – ordoneaza lista de articole dupa denumirea articolului; aceasta ordonare este implicita;

• Cod - ordoneaza lista de articole dupa codul articolului;

• Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea ‘*’ in campul ‘sel’;

• Selectate  Nume– afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea ‘*’ in campul ‘sel’, ordonandu-le dupa denumire;

• Selectate  Cod– afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea ‘*’ in campul ‘sel’, ordonandu-le dupa cod;

Filtre :

• Clasa – raman la ecran doar articolele ce au o anumita clasa;

Preturi :

• Calcul pret vanzare – calculeaza preturile de vanzare ale articolelor din gestiune, respectand urmatorul principiu: Utilizatorul poate introduce 6 preturi de vanzare in lei (cu sau fara TVA) – vezi ->Operatiuni – Modifica. Aceasta comanda va calcula pretul cu TVA  (daca acesta e 0) – in cazul in care operatorul introduce preturile fara TVA si pretul fara TVA (daca acesta e 0) – in cazul in care operatorul introduce preturile cu TVA. Daca un articol are si pret cu TVA si pret fara TVA, aceasta comanda nu va schimba nimic. Utilizatorul poate zeroriza unul din preturi cu comanda ‘Preturi fara TVA=0’ sau ‘Preturi cu TVA=0’ din meniul Preturi. ATENTIE! FOLOSIREA AMBELOR COMENZI (‘Preturi fara TVA=0’ si ‘Preturi cu TVA=0’) VA DUCE LA STERGEREA AMBELOR PRETURI (PIERDEREA LISTEI DE PRETURI). Observatie: la executarea comenzii ‘Calcul pret vanzare’ utilizatorul poate preciza marja de rotunjire a pretului cu TVA;

• Stabileste pret vanzare – permite stabilirea automata a unor preturi de vanzare (preturile de la 2 la 5) pornind de la pretul 1 (considerat de referinta). Stabilirea acestor preturi se va face procentual (cat % din pretul 1 reprezinta pretul respectiv); Aceasta comanda trebuie urmata de ‘Calcul pret vanzare’;

• Preia pret vanzare precedent – preia preturile din luna precedenta ; ATENTIE ! Aceasta comanda va sterge toate preturile din luna curenta si le va inlocui cu cele din luna precedenta;

• Evaluare Stocuri – permite evaluarea stocurilor in functie de preturile de vanzare ale articolelor ;

• Pret cu TVA = 0 – zerorizeaza preturile cu TVA (de la 1 la 6) ;

• Pret fara TVA = 0 – zerorizeaza preturile fara TVA (de la 1 la 6) ;

• Print etichete – permite tiparirea etichetelor cu numele si pretul de vanzare al articolelor selectate ;

• Preia preturi din alta gestiune – ajuta la preluarea preturilor din alta gestiune ; pentru ca mecanismul sa functioneze articolele din gestiunea sursa ale caror preturi trebuiesc preluate trebuie sa fie selectate ;

• Salvare preturi – permite salvarea listelor de preturi intr-o biblioteca in care veti regasi data salvarii si unde se pot adauga anumite comentarii. SE RECOMANDA UTILIZAREA ACESTEI OPERATIUNI INAINTE DE MODIFICAREA MANUALA SAU AUTOMATA A PRETURILOR DE VANZARE !

• Restaurare preturi – va restaura preturile pentru articolele selectate, din salvarea indicata de operator.

• Atribuie pret grupa – mecanism special personalizat ; pentru informatii contactati producatorul ;

Operatiuni :

·        PV schimbare pret – modificarea pretului in cazul gestiunilor la pret amanunt trebuie intocmit un proces verbal de schimbare pret; utilizatorul va trebui sa precizeze data si numarul procesului verbal de schimbare pret (in partea de sus a  ecranului) si articolele al caror pret se modifica si pretul nou al articolelor (in partea de jos a ecranului). Programul va calcula automat diferentele de pret, adaos si  TVA neexigibil ;

·        Raport de gestiune – programul va intocmi raportul de gestiune pentru luna in curs, tinand cont de valoarea initiala (ce trebuie initializata de catre utilizator in meniul Operatiuni -> Sold initial luna) si miscarile din luna respectiva ; Pentru a functiona corect utilizatorul trebuie sa calculeze Jurnalul de Furnizori ( modulul se acceseaza din ecranul principal -> Jurnal Furnizori) pentru fiecare gestiune la Pret amanunt; In baza acestui raport, utilizatorul va calcula coeficientul de descarcare (k) si va efectua inregistrarile contabile corespunzatoare in modulul Balanta Contabila;

·        Vizualizare raport – permite vizualizarea Raportului de gestiune fara recalcularea acestuia;

·        Sold initial luna – permite introducerea soldului initial de catre operator;

·        Stoc FIFO – prezinta un desfasurator de stoc FIFO, pentru fiecare articol si fiecare intrare, conform regulii primul intrat – primul iesit;

·        Estimare in valuta – realizeaza o situatie estimativa in valuta a tuturor miscarilor din gestiune, prin impartirea sumelor in lei (valorilor in lei) la cursul valutei selectate din ziua tranzactiei sau la cursul de referinta ce trebuie precizat de utilizator;

Casa marcat :

Sistemul Platphorma permite importul/exportul de date intre calculator si anumite tipuri de case de marcat. Mecanismul de transmisie este gestionat in general de programele utilitare ale casei de marcat, utilitare ce pot comunica cu sistemul Platphorma si invers;

Casele de marcat pentru care s-au realizat interfatari sunt urmatoarele: Optima (model 500 si 655), Sapel, Datex. In principal se pot face interfatari cu orice model de casa de marcat ce are comunicare cu calculatorul si o documentatie tehnica explicita.

Exportul datelor din sistemul Platphorma catre casa de marcat:

Datele ce trebuiesc exportate sunt in general (pot varia in functie de modelul casei de marcat) urmatoarele:

-         Codul articolului;

-         Codul de bare;

-         Denumirea articolului;

-         Stocul;

-         Pretul de vanzare;

Se vor configura urmatorii parametri:

1.      Calea fisierului de export (c:\...\...);

2.      Punctul de lucru (gestiunea) din care se vor exporta articolele.

3.      Tipul casei de marcat;

Se actioneaza butonul ‘Calculeaza’. Programul va forma fisierul cu structura dorita, tinand seama numai de articolele selectate. (deci va trebui sa selectam mai intai articolele ce dorim sa le exportam). In functie de casa de marcat se apasa unul din butoanele ‘Plui’. Programul va exporta pe calea indicata fisierul pentru casa de marcat.

Importul  datelor din casa de marcat in sistemul Platphorma:

Datele ce trebuiesc importate sunt in general (pot varia in functie de modelul casei de marcat) urmatoarele:

-         Codul articolului;

-         Codul de bare;

-         Denumirea articolului;

-         Cantitatea vanduta;

-         Pretul de vanzare;

-         Valoarea de vanzare;

Se vor configura urmatorii parametri:

1.      Calea fisierului de import (c:\...\...);

2.      Punctul de lucru (gestiunea) din care se vor exporta articolele.

3.      Tipul casei de marcat;

NOTA: Fisierul de import e creat de programul case de marcat si nu de Platphorma.

Se actioneaza butonul ‘Preia vanzari’. Se va introduce ziua si numarul casei de marcat. Programul va crea un Borderou de vanzare’ cu data introdusa de utilizator cu specificatiile gasite in fisierul de import.

Se recalculeaza stocul.

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

• Auto Refresh on – in cazul lucrului in retea, realizeaza recitirea bazei de date (stoc) in mod automat, la un interval de 5 secunde ; daca optiunea este inactiva statia de lucru nu va sesiza (la ecran) schimbarile efectuate in sistem decat la intrarea in modul ;

• Auto Refresh off – suspenda funtia prezentata mai sus ;

• Configurare :

-         Lucru in valuta Da /Nu – comuta pe calculul situatiilor de gestiune si in valuta prin impartirea sumelor in lei (valorilor in lei) la cursul valutei selectate din ziua tranzactiei sau la cursul de referinta ce trebuie precizat de utilizator;

-         Buton ‘Moneda de lucru’ – daca se selecteaza ‘Lucru in valuta – Da’ va trebui precizata moneda de lucru ; Acest lucru se va face prin apasarea butonului ‘ Monede de lucru’ si selectarea monedei (valutei) dorite ;

-         Curs referinta – se precizeaza cursul monedei (valutei) de lucru pentru situatile in care nu se va regasi curs valutar in anumite zile, pentru anumite tranzactii ; OBSERVATIE :Pentru o situatie fidela, introduceti cursul in fiecare zi. !

-         Sortare implicita – utilizatorul poate alege cum sa fie sortate (ordonate) articolele in momentul in care acceseaza modulul Gestiune (dupa nume, cod sau grupa);

OBSERVATII GENERALE :

6. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI, INAINTE DE INCHIDEREA DE LUNA, TREBUIE EXECUTATA COMANDA ‘CALCUL FISA MAGAZIE’ DIN MENIUL OPERATIUNI’ ;

7. DUPA INCHIDEREA LUNII (TRECEREA IN LUNA URMATOARE) TREBUIE EXECUTATA COMANDA ‘PREIA STOC PRECEDENT’ DIN MENIUL OPERATIUNI, URMATA DE ‘CALCUL FISA MAGAZIE’ DIN ACELASI MENIU ;

8. DACA DIN DIVERSE MODTIVE SE REVINE CU OPERATIUNI CE AU CA EFECT MODIFICAREA STOCULUI IN LUNA ANTERIOARA, TREBUIESC REFACUTI PASII DE LA PUNCTELE 1 SI 2 ;

9. LA SFARSITUL LUNII NU TREBUIE SA EXISTE STOCURI NEGATIVE ; FIZIC, ACEASTA NOTIUNE NICI NU EXISTA ; DIN DIVERSE MOTIVE CE TIN DE OPERARE SAU ORGANIZAREA INTERNA A FIECARUI AGENT ECONOMIC, ACEASTA SITUATIE POATE APAREA TOTUSI PE PARCURSUL UNEI LUNI. OPERATORUL VA TREBUI SA CORECTEZE ACESTE STOCURI ‘NEGATIVE’ PRIN METODE CONTABILE SPECIFICE, INAINTE DE INCHIDEREA LUNII ;

10. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI TREBUIE VERIFICATA CORESPONDENTA INTRE MODULUL GESTIUNE SI MODULUL BALANTA CONTABILA, IN CEEA CE PRIVESTE SOLD INITIAL, INTRARI, IESIRI SI SOLD ; DACA SUNT DIFERENTE, ELE TREBUIESC ANALIZATE SI REZOLVATE ;

Meniurile modulului Gestiune pentru metoda Pret mediu, Pret mediu pe unitate si Custodie sunt indentice cu meniurile gestiunii FIFO