Firme interne

Acest modul asigura urmarirea analitica a clientilor si furnizorilor. In mod automat facturile emise si primite, incasarile si platile din casa si banca, CEC-urile, deconturile, avansurile si inchiderea avansurilor, compensarile sau decontarile in trei, etc. produc o inregistrare in fisa de client sau furnizor a unei firme. Avantajul lucrului cu acest modul este acela ca se poate  obtine o situatie exacta a unei firme oricand, fara sa se astepte inchiderea unei balante (care de regula intarzie). De evidentiat este faptul ca se poate vizualiza fisa analitica completa client/ furnizor, sau doar fisa de client, sau doar fisa de 419 a unui client etc. Acest modul are si o parte de analiza proprie in care se pot vizualiza clientii cu cele mai mari vanzari precum si graficul vanzarilor pe luni pentru un client, o grupa de clienti sau toti clientii.

De asemenea se asigura obtinerea unei balante de clienti si furnizori, cu toate coloanele unei balante de verificare, pentru fiecare cont sintetic si analitic (401, 404, 409, 411, 419, etc).

Accesarea modulului - se face din ecranul principal, apasand butonul 'Firme interne'

Definirea unui partener

Definirea unui partener (client / furnizor) se face apeland butonul 'Adauga' din ecranul 'Firme'. Elementele ce trebuiesc definite sunt urmatoarele  (cele marcate cu * sunt obligatorii) :

• Cod * - defineste codul firmei respective si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 10 caractere ;

• Cod fiscal * - defineste codul fiscal al  firmei respective; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 15 caractere ;

• Denumire * - defineste numele partenerului si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 50 caractere.

• Oras  - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line);

• Judet - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line);

• Cont analitic - se va folosi numai in anumite situatii speciale si numai la recomandarea producatorului ;

• Telefon - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line);

• Fax - date informative ;

• Banci si conturi la banci - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line);

• Adresa - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line);

• E-mail1 - date informative ;

• E-mail2 - date informative ;

• Persoana de contact - date informative ;

• Clasa - partenerii pot fi grupati in diverse clase generale (en-gros , en-detail, fidel, ocaziuonal, etc.) ; In functie de acest criteriu se pot obtine anumite situatii ;

• Domeniu de activitate - date informative ;

• Cod agent - in cazul lucrului cu agenti de vanzare se poate specifica codul agentului la care este alocata firma respectiva ; In cazul facturarii on-line, pe facturile emise catre firma respectiva va fi propus automat agentul specificat ;

• Ruta - in cazul lucrului cu agenti de vanzare se poate specifica ruta pe  care este plasata firma respectiva ; In functie de acest criteriu se pot obtine anumite situatii ;

• Autorizatie - se completeaza in cazul firmelor producatoare / distribuitoare de bauturi alcoolice sau tigari ;

• Credit maxim - se poate completa cu o suma considerata plafon maxim de creditare peste care operatorul va fi avertizat in cazul facturarii on-line ; Daca se doreste utilizarea acestei optiuni trebuie bifat 'Atentionare la credit maxim - Da' ;

• Indice pret - in functie de sistemul de preturi de oferta stabilit se poate propune un pret de vanzare in mod automat ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;

• Tip cod bar - se completeaza cu codul de bare solicitat de beneficiar ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;

• Tip pret - se completeaza cu codul listei de preturi aferente beneficiarului respectiv ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;

• Procent penalizare - in cazul calculului automat de penalizari, se va completa procentul corespunzator ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;

• Procent discount - se specifica discountul de care beneficiaza partenerul respectiv ; acest discount va fi propus automat in cazul facturarii on-line ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;

Modificare datelor  unui partener :

Se face apeland butonul 'Modifica' din fereastra 'Firme'.

Stergerea unui partener :

Se face apeland butonul 'Sterge' din fereastra 'Firme'.

! Atentie : Un partener nu poate fi sters daca nu are sume in fisa (sold initial, sume debit, sume credit, sold);

! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui partener cu care s-a lucrat in cursul an fiscal;

Meniurile modulului Firme Interne:

Operatiuni:

• Adauga - adauga partener;

• Modifica - modifica date despre partener;

• Sterge - sterge partener;

• Cauta - cauta un partener dupa cod sau dupa nume, in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul sortare);

• Totaluri - calculeaza totalul listei de clienti - furnizori ; Pentru a fi relevant trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor ;

• Calcul fisa analitica - recalculeaza fisele de client si furnizor in luna respectiva ; comanda este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facuta corect ;

• Vizualizare fisa analitica - permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari, etc) in luna respectiva ; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul 'Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ; Vizualizarea fisei analitice se poate face si cu dublu click pe partenerul respectiv ;

• Fisa pe perioada - permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor pe o perioada ce poate fi selectata. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari, etc) pe perioada selectata; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor  pe fiecare luna (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul 'Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ;

• Note diverse firme - permite introducerea unor note diverse (corectii) ce vor aparea in fisa firmei si in balanta de verificare (daca acest lucur se doreste). Elementele ce trebuiesc specificate sunt urmatoarele :

-         data (ziua) tranzactiei ;

-         explicatia ;

-         firma pentru care se face inregistrarea ; se va selecta din lista de parteneri ;

-         suma ;

-         contul debit si contul credit ; acestea se pot selecta din planul de conturi ;

-         unde sa ajunga suma respectiva : in fisa clientului pe debit, credit sau amnadoua ; in fisa furnizorului pe debit, credit sau amnadoua ;

-         daca se doreste contarea tranzactiei se va bifa 'Se conteaza - Da' 

Situatii:

• Clienti restanti - permite obtinerea unei situatii cu toti clientii restanti intr-o luna (coloana de sold client diferita de 0) ;

• Furnizori restanti - permite obtinerea unei situatii cu toti furnizorii restanti intr-o luna (coloana de sold furnizor diferita de 0) ;

• Fisa analitica Clienti - permitea vizualizarea fiselor de clienti, in mod cumulat (doar coloanele de client) ;

• Fisa analitica Furnizori -  permitea vizualizarea fiselor de furnizori, in mod cumulat (doar coloanele de furnizor) ;

Urmarire pe conturi:

• Solduri initiale - in cadrul acestui meniu se pot introduce soldurile initiale ale partenerilor, atunci cand nu se cunoaste componenta soldului pe facturi sau in cazul conturilor de avansuri (409,419) sau a conturilor 461,462 (atunci cand se doreste urmarirea lor prin modulul Firme interne) . Pasii de urmat pentru introducerea soldurilor initiale sunt urmatorii:

-         in fereastra 'Solduri initiale firme' se apeleaza butonul 'Adauga'; Se vor completa urmatoarele date:

-         explicatia (Ex. Sold initial);

-         partenerul - se va selecta din lista de firme; daca nu exista, trebuie creat;

-         suma;

-         contul corespunzator (401, 409, 411 etc..);

-         se va bifa tipul partenerului (client sau furnizor);

-         se va bifa rubrica corespunzatoare tipului (debit sau credit);

Este recomanndata utilizarea metodei introduceii soldurilor pe componenta pentru conturile 401 si 411 .(vezi introducerea actelor initiale).

• Balanata firme - se poate calcula o balanta de firme, cu aceleasi coloane ca ale unei balante de verificare, in care fiecare partener va aparea cu sumele corespunzatoare si prin contul contabil corespunzator.

Ex Un furnizor, poate aparea in aceeasi luna ca furnizor normal (401) si furnizori de imobilizari (404); programul va creea in balanta de firme cate o inregistrare pentru fiecare cont contabil in parte.

Alte optiuni in cadrul balantei de firme:

-         recalculul balantei se face actionand butonul 'Calculeaza'

-         in cadrul acestei balante se poate selecta doar un cont (401) cu ajutorul meniului Selectie -> Un cont sau se poate crea o selectie complexa, prin formula;

-         un partener poate fi cautat actionand butonul 'Cauta'. Cautarea se poate face dupa unul din criteriile stabilite in cadrul meniului sortare;

-         fisa unui partener se poate vedea cu dublu click pe inregistrare;

-         fisa pe perioada se poate accesa din meniul Tabel -> Fisa pe perioada;

-         imprimarea balantei se va face actionand unul din cele doua butoane de print, in functie de tipul imprimantei.

• Preia solduri din luna precedenta - se foloseste pentru a prelua soldurile finale ale lunii precedente ca solduri initiale ale lunii curente; se recomanda folosirea acestei optiuni la inceputul fiecarei luni (nu si in prima luna de utilizare a modulului). Aceasta operatiune este obligatorie atunci cand s-a intervenit cu modificari asupra lunii precedente!

• Nota contabila client - se poate vizualiza nota contabila a conturilor de client pe parcursul unei luni; optiunea este activa doar daca sunt respectate anumite setari speciale;

• Conturi furnizor - aici se vor adauga toate conturile 'de furnizor' ce se doresc a fi urmarite (401,409, etc). Va fi introdus contul sinteti (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de furnizor va duce la obtinerea unor rezultate eronate;

• Conturi client - aici se vor adauga toate conturile 'de clienti' ce se doresc a fi urmarite (411,419, etc). Va fi introdus contul sinteti (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de client va duce la obtinerea unor rezultate eronate;

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul Sortare.

• Toate - selecteaza toate inregistrarile din ecranul Firme;

• Nici unul - deselecteaza toate inregistrarile;

• Invers - inverseaza selectia curenta;

• Formula - permite selectii complexe, dupa o formula;

• Furnizori - selecteaza doar firmele ce au sold creditor pozitiv si/sau sume creditoare provenite din factur primite;

• Clienti - selecteaza doar firmele ce au sold debitor pozitiv si/sau sume debitoare provenite din facturi emise;

• Furnizori restanti - selecteaza doar firmele ce au sold creditor pozitiv;

• Clienti restanti - selecteaza doar firmele ce au sold debitor pozitiv;

• O clasa - selecteaza doar firmele ce au clasa egala cu cea specificata de operator;

• Agent - selecteaza doar firmele ce au agentul egal cu cel specificat de operator;

• Oras - selecteaza doar firmele ce au orasul egal cu cel specificat de operator;

• Judet - selecteaza doar firmele ce au judetul egal cu cel specificat de operator;

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

• Denumire - ordoneaza lista de parteneri dupa denumirea partenerului; aceasta ordonare este implicita;

• Cod - ordoneaza lista de parteneri dupa codul partenerului;

• Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel';

• Selectate / valoare - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' si le ordoneaza dupa valoarea din campul 'Valoare' (vezi Meniu - valoare')

• Selectate / valoare text  - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' si le ordoneaza dupa valoarea din campul 'Valoare text' (vezi Meniu - valoare')

• Top clienti - sorteaza lista de clienti dupa valoarea debitului clientilor;

• Top furnizor - sorteaza lista de furnizori dupa valoarea creditului furnizorilor;

• Domeniu - sorteaza lista de parteneri dupa domeniu;

Valoare :

• Sold client - trece soldul clientului in campul valoare si ordoneaza dupa acesta;

• Sold furnizor - trece soldul furnizorului in campul valoare si ordoneaza dupa acesta;

• Debit client - trece debitul clientului in campul valoare si ordoneaza dupa acesta;

• Credit furnizor - trece creditul furnizorului in campul valoare si ordoneaza dupa acesta;

• Diferenta - calculeaza diferenta intre debit client  si credit furnizor (sold global al partenerului) o trece in campul valoare si ordoneaza dupa acesta;

• Orice camp text - ordoneaza lista in functie de orice camp text specificat de operator;

Grafic :

• Total clienti - reda in mod grafic evolutia clientilor in an (grafic de vanzari);

• Total furnizori - reda in mod grafic evolutia furnizorilor in an (grafic de cumparari);

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

• Configurare

-         se pot configura radacina codului pentru o firma (o litera sau un numar ce va aparea automat inaintea codului unui partener);

-         Cod resursa BRP - rezervat producator;

-         Cod resursa NT - rezervat producator;

• Verifica firme - in cazul unui accident (blocaj, cadere de tensiune, etc) care duce la disparitia din lista a unor parteneri, se poate utiliza aceasta comanda, numai dupa ce s-a executat comanda 'Calcul fisa analitica' din meniul operatiuni si numai la recomandarea expresa a producatorului!

• Tabela de corespondenta - utilizand aceasta optiune se poate inlocui un partener cu altul (Ex: firma X a fost introdusa in lista de doua ori - odata X si odata X SRL. Utilizand aceasta comanda cele doua firme vor deveni una singura). Aceasta comanda se va utiliza numai la recomandarea expresa a producatorului!

• Euro - se stabileste valoarea Euro lunara pentru calculul accizelor. Optiune are un caracter specific societatilor producatoare de alcool. Aceasta comanda se va utiliza numai la recomandarea expresa a producatorului!

OBSERVATII:

1.      LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA SOLDURILE FINALE ALE LUNII PRECEDENTE SE REGASESC CA SI SOLDURI INITIALE ALE LUNII CURENTE. IN CAZUL APARITIEI UNOR DIFERENTE UTILIZATI COMANDA PREIA SOLDURI DIN LUNA PRECEDENTA DIN MENIUL 'URMARIRE PE CONTURI', URMATA DE COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL 'OPERATIUNI';

2.      INAINTE DE INCHIDEREA UNEI LUNI ASIGURATI-VA CA S-A EXECUTAT COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL 'OPERATIUNI';

3.      VERIFICATI CONCORDANTA DINTRE SOLDURILE MODULULUI 'FIRME INTERNE' (PENTRU FIECARE CONT IN PARTE) SI BALANTA DE VERIFICARE. IN CAZUL APARITIEI UNOR NECORELATII VERIFICATI CONTAREA SI DACA S-AU RESPECTAT PASII 1 SI 2 DE MAI SUS.