Casa

 

In cadrul acestui modul se gestioneaza operatiunile cu numerar. Se pot creea oricate conturi analitice de casa se doreste. Exista posibilitea de a gestiona avansurile si restituirile din deconturi (contul 542) prin legarea acestora de o anumita persoana. De asemenea se pot gestiona si avansurile prin conturile 409 si 419, impreuna cu TVA-ul aferent. Platile si incasarile din acest modul se pot lega de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In acest caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului sau furnizorului.Cu o singura inregistrare in casa se pot 'inchide' mai multe facturi. Exista si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse, in ordinea datei de emitere.

Fiecare cont isi creaza propriul jurnal de casa. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata.

 

Accesarea modulului - se face din ecranul principal, apasand butonul 'Casa'

 

Definirea / Selectarea unui cont de casa.

 

La intrarea in modul se va selecta contul de casa in care se doreste operarea inregistrarilor. Implicit programul are definit contul '5311 - Casa in lei'. Schimbarea contului de casa in timpul operararii in modul se poate face prin apasarea butonului 'Cont' din partea de sus a ecranului.

 

Definirea unui nou cont de casa se face prin actionarea butonului Adauga din fereastra Selectie cont. Contul se va alege din planul  de conturi prin apasarea butonului cont (daca acest cont nu exista,  va trebui creat de catre utilizator direct in planul de conturi). Utilizatorul va trebui sa completeze soldul initial din luna initializarii si sa specifice daca doreste contarea operatiunilor din cadrul acestui cont de casa ('Se conteaza' Da - Nu).

 

Efectuarea de inregistrari in modulul Casa in lei :

 

Lista de inregistrari din contul selectat va cuprinde toate operatiunile efectuate intr-o luna in contul respectiv.

 

In  lista operatiunilor de casa se pot adauga urmatoarele categorii de operatiuni :

-         operatiuni de casa diverse (Ex :scos din casa, depus in casa, plata salarii etc);

-         incasari (Ex :incasarea unor facturi emise, incasarea de avansuri de la clienti, etc);

-         plati (Ex : plata unor facturi primite, plati de avansuri catre furnizori, etc) ;

 

Adaugarea operatiuniunilor diverse de casa :

 

Pentru a crea astfel de inregistrari se apeleaza butonul 'Adauga diverse'. Se va deschide un ecran in care utilizatorul va trebui sa completeze urmatoarele campuri :

  • tipul operatiunii - se va selecta din lista de 'Tipuri operatiuni' prin apasarea butonului 'Tip operatiune' ;

  • data tranzactiei (ziua - luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ;

  • tipul si numarul documentului (Ex : Dispozitie de plata Nr. 5) ;

  • explicatia aferenta tranzactiei (Ex : Avans spre decontare) ;

  • suma tranzactiei (ca si plata sau incasare, depinzand de sensul operatiunii) ;

 

Daca  tipul operatiunii cere 'legarea de un tert' operatorul va trebui sa selecteze tertul respectiv prin apasarea butonului  'Tert'.

 

De asemenea, daca se doreste centralizarea acestei tranzactii pe un centru de cost sau un centru de profit, operatorul va putea selecta acest centru (cont) prin apasarea butonului 'Cont de gestiune'. Aceasta operatiune este insa optionala.

 

Daca tranzactia efectuata este purtatoare de TVA (Ex : Inregistrarea unei cheltuieli de posta), se poate apasa butonul 'Cu TVA'. In acest mod pe ecran se vor activa campurile necesare :

  • butonul 'Cont TVA' - cu ajutorul caruia operatorul va trebui sa selecteze contul de TVA corespunzator ;

  • rubricile TVA si Fara TVA - se vor completa automat prin apasarea butonului 'Suma'

  • Tip TVA - se va bifa tipul corespunzator (Cota unica, neexigibil, etc).

 

Pentru a incheia operatiunea de casa se apasa butonul OK sau tasta 'Enter'.

 

Modificarea unei operatiuni diverse de casa se face apeland butonul 'Modifica' ;

Stergerea unei operatiuni diverse de casa de face apeland butonul 'Sterge'

 

 

Definirea unui 'Tip de operatiune' :

 

Definirea unuit Tip operatiune este necesara pentru inregistrarea operatiunilor diverse in casa.

Tipul de operatiune se poate defini prin apasarea butonului 'Tip operatiune' din fereastra 'Operatiune' in cadrul adaugarii de      Operatiuni Diverse. Se va deschide o lista cu toate tipurile de operatiuni definite. Adaugarea unuia nou se face prin apasarea butonului 'Adauga'. Elementele ce trebuiesc completate sunt urmatoarele :

  • Codul operatiunii - trebuie sa fie unic ; acest cod poate fi o expresie numerica (un numar de la 0 la 999999), o expresie caracter (o litera sau un grup de pana la 6 litere) sau o expresie al alfa-numerica (numere si litere - pana la 6 caractere (Ex : pentru operatiunea 'Plata salarii' se poate folosi codul 'Ps') ;

  • Denumirea operatiunii - un sir alfa-numeric de pana la 25 de caractere (Ex : 'Plata salarii') ;

  • Contul corespondent - se poate alege din planul de conturi prin apasarea butonului 'Cont corespondent'. Daca acest cont nu exista in planul de conturi trebuie creat ;

  • Legarea operatiunii - se precizeaza daca inregistrarea respectiva va produce modificari si asupra altor module ;

  • Tipul operatiunii - va exprima sensul operatiunii (incasare sau plata) ;

  • Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul 'Cu TVA' si se va preciza contul de TVA corespunzator ;

  

Odata definita o operatiune se va putea utiliza oridecate ori se doreste.

! Atentie : NU schimbati codul unei operatiuni ce a fost utilizata !

 

Adaugarea incasarilor prin modulul de casa :

 

Pentru adaugarea unei incasari in modulul Casa se va apasa butonul 'Adauga Clienti'. Pe ecran va aparea o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :

 

  • data tranzactiei (ziua - luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ;

  • tipul si numarul documentului ;

  • scadenta - in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ;

  • explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul 'Automat'.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor incasate ;

  • firma care se incaseaza (clientul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului 'Firma'. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ;

  • Contul de casa - este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului 'Cont' si selectarea altui cont de casa din cele definite ;

  • Contul corespondent - implicit este propus contul 411 'Clienti'. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului 'Cont corespondent' si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin  scrierea lui  directa in rubrica 'cont corespondent' ;

  • Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul 'Cu TVA' si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ;

  • Selectarea facturilor ce se incaseaza se face apasand butonul 'Adauga' din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neancasate la clientul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat campul Suma cu totalul facturilor incasate. Daca suma incasata este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in campul 'Suma'. Programul va completa automat in rubrica 'Din care legata' suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica 'Nelegata' suma incasata in plus ;

  •  Daca operatorul nu doreste contarea unei incasari (Ex : o reglare) va bifa 'Se conteaza - nu'

 

 

Stergerea unei facturi din specificatia unei incasari se face cu butonul 'Sterge'. Stergerea tuturor facturilor se face apasand butonul 'Sterge toate' ;

 

Modificarea unei incasari se face apeland butonul 'Modifica' ;

Stergerea unei incasari de face apeland butonul 'Sterge'.

 

Atentie ! O incasare nu poate fi stearsa decat daca s-au sters toate facturile de care aceasta se 'leaga' !

 

Adaugarea platilor  prin modulul de casa :

 

Pentru adaugarea unei plati in modulul Casa se va apasa butonul 'Adauga Furnizori'. Pe ecran va aparea o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :

 

  • data tranzactiei (ziua - luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ;

  • tipul si numarul documentului ;

  • scadenta - in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ;

  • explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul 'Automat'.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor platite ;

  • firma care se plateste (furnizorul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului 'Firma'. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ;

  • Contul de casa - este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului 'Cont' si selectarea altui cont de casa din cele definite ;

  • Contul corespondent - implicit este propus contul 401 'Furnizori'. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului 'Cont corespondent' si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin  scrierea lui  directa in rubrica 'cont corespondent' ;

  • Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul 'Cu TVA' si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ;

  • Selectarea facturilor ce se platesc se face apasand butonul 'Adauga' din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neplatite catre furnizorul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat campul Suma cu totalul facturilor platite. Daca suma incasata este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in campul 'Suma'. Programul va completa automat in rubrica 'Din care legata' suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica 'Nelegata' suma platita  in plus ;

  • Daca operatorul nu doreste contarea unei plati (Ex : o reglare) va bifa 'Se conteaza - nu'

 

Stergerea unei facturi din specificatia unei plati se face cu butonul 'Sterge'. Stergerea tuturor facturilor se face apasand butonul 'Sterge toate' ;

 

Modificarea unei plati se face apeland butonul 'Modifica' ;

Stergerea unei plati de face apeland butonul 'Sterge'.

 

Atentie ! O plata nu poate fi stearsa decat daca s-au sters toate facturile de care aceasta se 'leaga' !

 

Alte optiuni in cadrul modulului casa :

 

  • Cautarea unei operatiuni dupa ziua tranzactiei se face apasand butonul 'Cauta' si introducerea zilei dorite.
  • Recalculul soldului dupa fiecare operatiune si a soldului final se face apasand butonul 'Suma'.
  • Selectarea unei sigure zile in cadrul jurnalului se face prin pozitionarea cursorului pe o inregistrare a zilei respective si apasarea butonului 'Selecteaza doar o zi' ;
  • Listarea jurnalului - se face prin apasarea unuia din butoanele de print (in functie de tipul imprimantei - matriceala sau cu jet de cerneala / laser)
  • Reactualizarea tipului de operatiune - se foloseste atunci cand a fost schimbat un tip de operatiune (contul, explicatia) pentru a actualiza jurnalul ;
  • Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului ;
  • Actele ce provin din alte module pot fi sterse automat cu optiunea 'Sterge acte aduse din puncte de lucru'
  • Listarea registrului de casa 'pe zi' se face prin utilizarea ultimilor doua butoane de print in functie de tipul imprimantei ;

 

Meniurile modulului Casa in lei :

 

Meniul conturi :

  • Preia sold precedent - preia soldul din luna precedenta ; Optiunea este utila atunci cand dupa inchiderea lunii s-a revenit asupra lunii precedente si s-au operat modificari ;

 

Meniul operatiuni :

  • Adauga diverse - adauga operatiuni diverse ;
  • Adauga clienti - adauga incasari ;
  • Adauga furnizori - adauga plati ;
  • Modifica - modifica inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ;
  • Sterge - sterge inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ;
  • Recitire - realizeaza recitirea (refresh) a bazei de date ;
  • Totaluri - realizeaza recalculul soldului dupa fiecare operatiune si la sfarsitul perioadei (a soldului final) ;
  • Selecteaza o zi - selecteaza doar ziua pe care este pozitionat cursorul ;
  • Centralizare casa / banca - realizeaza un jurnal centralizat al tuturor conturilor de casa si de banca ; In cadrul acestui jurnal centralizator se pot opera diverse selectii ;

 

Meniul Fisa Sah :

  • Incasari - relizeaza fisa sah a tuturor incasarilor (intrarilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ;
  • Plati - relizeaza fisa sah a tuturor platilor (iesirilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ;

 

Meniul transferuri :

  • Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului ;
  • Transfer intre conturi - optiunea se foloseste pentru automatizarea trasferurilor intre conturile de trezorerie prin intermediul contului 581.Ex : Se poate face un transfer din casa in banca prin intermediul viramentelor interne. In acest mod operatiunea va aparea in ambele jurnale (casa si banca). Utilizatorul va trebui sa precizeze urmatoarele elemente :

§         punctul de lucru in care se realizeaza transferul ;

§         data tranzactiei;

§         explicatia;

§         contul sursa;

§         operatiunea pentru contul sursa (Ex: scos din casa);

§         contul destinatie ;

§         operatiunea pentru contul destinatie (Ex : depus in banca) ;

§         suma ;

§         daca tranzactia este in valuta se vor preciza cursurile pentru fiecare cont, preum si suma in valuta ;

§         utilizatorul poate predefini aceste tranzactii prin apasarea butonului predefinit ;

  • Transfer acte un punct de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului, intr-un singur punct de lucru ;

 

 

 

RECOMANDARI GENERALE :

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI VERIFICATI CONCORDANTA INTRE SOLDUL INITIAL AL LUNII CURENTE SI SOLDUL FINAL AL LUNII PRECEDENTE. IN CAZ DE NECONCORDANTA UTILIZATI COMANDA ->Conturi->Preia sold precedent ;

2. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI SE RECOMANDA A SE EXECUTA : TRANSFER ACTE DIN PUNCTE DE LUCRU SI RECALCUL !

3. DE ASEMENEA ESTE INDICAT A SE VERIFICA FISA SAH A INCASARILOR SI PLATILOR SI CORESPUNDENTA SA CU MODULELE : BALANTA, CLIENTI / FURNIZORI, TERTI.