Balanta de verificare

Acest modul sintetizeaza rezultatele, din punct de vedere contabil, al tuturor operatiunilor efectuate de sistem. Din cadrul acestui modul vom avea acces la nomenclatorul de conturi (conform planului de conturi) si nomenclatorul de inregistrari contabile (perechi de conturi ce pot intra in corespondenta). Ambele sunt pur consultative si pot fi modificate de utilizator. Principalele date din cadrul acestui modul sunt inregistrarile contabile. In cea mai mare masura acestea sunt transferate din celelalte module, (prin mecanismul de contare automata) urmand ca in acest modul sa se faca mici corectii ale balantei contabile si inregistrarile corespunzatoare inchiderii de luna. In urma inregistrarilor contabile programul calculeaza automat balanta contabila analitica si sintetica (in doua variante), fise de cont, registrul jurnal, notele contabile etc. Programul efectueaza automat inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli, precum si inchiderea de TVA.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal, apasand butonul 'Balanta'

Definirea unui cont in balanta contabila

Definirea unui cont se face apeland butonul 'Adauga' din ecranul 'Balanta'.

Se recomanda ca adaugarea unui cont in balanta sa se faca prin selectarea lui din planul de conturi. Accesarea planului de conturi se poate face fie din ecranul de definire a uni cont din Balanta prin  apasarea butonului 'Alege cont' plasat in stanga simbolului contului, fie din meniul 'Nomenclatoare -> Plan conturi'.

Trebuie precizat ca in kitul de instalare al sistemului sunt predefinite anumite conturi, conform planului de conturi actual. Utilizatorul va trebui insa sa-si defineasca acele analitice si subanalitice necesare pentru preluarea si intocmirea propriei balante de verificare.

Elementele ce trebuiesc precizate la definirea unui cont sunt urmatoarele :

• Simbolul contului -  este structurat in 3 nivele :

  1. contul sintetic - este un camp numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 4 cifre. In acest fel se pot cuprinde atat conturile sintetice de gradul I (Ex. 401) cat si conturile sintetice de gradul II (Ex. 5311) ;

  2. analitic I - este un camp numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 5 cifre. Aici se pot defini analiticele de gradul I ale unui cont sistetic (Ex.411 1) ! ATENTIE ! Nu se recomanda folosirea semnului '.' (punct) intre sintetic si analitic !

  3. analitic II - este un camp alfa-numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 5 caractere ;

• Denumirea contului -  este un camp alfa - numeric in care utilizatorul poate introduce un un sir de pana la 40 de caractere ;

• Functia contului - utilizatorul va bifa tipul corespunzator (activ, pasiv sau bifuntional)  ! ATENTIE ! Nerespectarea funtiei unui cont poate duce la obtinerea unor rezultate eronate !

• Pentru conturile de venituri sau cheltuieli (clasa 6 si clasa 7) utilizatorul poate preciza si contul de inchidere (daca este altul decat 121), precum si centrul de cost (contul de clasa 9) corespunzator ;

Odata definit in nomenclatorul de conturi, contul va putea fi folosit in cadrul balantei de verificare ;

La definirea primei balante utilizatorul va trebui sa mai precizeze :

• soldul initial - se refera la soldul de la inceputul anului (sau soldul de la 31 decembrie al anului precedent) ;
• soldul va fi completat in rubrica corespunzatoare cu tipul soldului (debitor sau creditor) ;
• sume precedente - se vor completa doar daca deschiderea balantei se face in decursul exercitiului financiar cu sumele de la incepulul anului (incluzand soldul initial) pana in momentul deschiderii balantei ;
• sumele precedente vor fi completate in rubrica corespunzatoare cu tipul sumei (debitoare, creditoare sau amandoua) ;

Modificare elementelor unui cont :

Se fac apeland butonul 'Modifica' din fereastra 'Balanta'. ! ATENTIE ! Nu se poate modifica simbolul unui cont ce are miscari sau sold pe parcursul exercitiului financiar ;

Stergerea unui cont :

Se face apeland butonul 'Sterge' din fereastra 'Balanta'.

! Atentie : Un cont nu poate fi sters daca are miscari sau sold pe parcursul exercitiului financiar ;

! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui cont cu care s-a lucrat in cursul an fiscal;

Meniurile modulului Balanta:

Operatiuni:

Note contabile - este un meniu important in cadrul modulului deoarece aici se vor prelua notele contabile din carul sistemului, se vor adauga note contabile directe si se va realiza inchiderea automata de TVA si a conturilor de cheltuieli si de venituri;

• Preluarea notelor din cadrul sistemului - se face prin apasarea butonului 'Preluare note'. Durata acestei operatiuni este variabila, depinzand de volumul actelor primare introduse in sistem si de modul in care s-a generat contarea (centralizat sau necentralizat - vezi modulul Contare);

Prin aceasta comanda se vor prelua in modulul balanta toate inregistraile din sistemul Platphorma, pentru care s-a generat o contare; Programul va crea cate o nota contabila pentru fiecare tip de act si pentru fiecare punct de lucru.

Aceste note se pot vedea in partea de sus a ecranului Note contabile, iar inregistrarile din cadrul notei (articolele contabile) se vor regasi in partea de jos a ecranului pentru fiecare nota in parte (utilizatorul va trebui sa se pozitioneze cu cursorul pe nota respectiva pentru a putea vedea inregistrarile);

• Inchidere cheltuieli si venituri - se face apeland butonul 'Inchidere de cheltuieli si venituri'. Programul va crea o nota speciala de inchidere;

• Inchidere TVA - se face apeland butonul 'Inchidere TVA'. Programul va crea o nota speciala de inchidere;

Totalul fiecarei note se poate actualiza prin apasarea butonului 'S' plasat in dreapta inregistrarilor contabile, iar totalul tuturor notelor se poate actualiza prin apasarea butonului 'S' plasat in partea de sus a ecranului (langa notele contabile).

Adaugarea unei note contabile:

Pe langa notele ce se transfera automat prin mecanismul de contare automata, utilizatorul poate adauga o serie de note contabile (formate din articole contabile).

Se recomanda ca articolele contabile introduse direct prin acest modul sa se faca in note contabile separate, pentru a se evita suprascrierea acestora in momentul transferului.

Pasii ce trebuiesc urmati sunt urmatorii:

1.      Se creaza o nota contabile prin actionarea butonului 'Adauga' plasat in partea de sus a ecranului (in dreapta listei de note contabile);

2.      In fereastra 'Denumire nota' se precizeaza numarul si denumirea notei. Pozitia jurnal ramane nemodificata (JD);

3.      Se apasa OK sau se tasteaza ENTER;

4.      Pentru a adauga articole contabile in cadrul notei contabile se va actiuna butonul 'Adauga' plasat in dreapta listei de articole contabile). Elementele ce trebuiesc precizate in cadru ferestrei 'Inregistrare contabila' sunt urmatorele:

-         data (ziua) tranzactiei;

-         explicatiile (pe doua campuri);

-         contul debitor si contul creditor (acestea se pot alege din planul de conturi apasand butoanele 'Cont debit' si respectiv 'Cont credit'); ! Atentie! Daca un cont ce se doreste a fi utilizat  nu exista in Planul de conturi, trebuie mai intai creat!

-         suma;

-         daca utilizatorul doreste repartizarea sumei si asupra balantei de clasa 9 sau asupra unui centru de cheltuiala sau venit va apasa butonul 'Cont cheltuiala' si va selecta centrul dorit.

In cadrul articolelor contabile utilizatorul poate predefini anumite operatiuni prin apasarea butonului 'Predefinit'. In cadrul ferestrei inregistrari predefinite se pot defini articole contabile (explicatie, cont debit si cont credit) pe care utilizatorul le poate folosi de cate ori apare o operatiune cu tipicul respectiv.

Alte optiuni in cadrul meniului Note contabile:

• Butonul 'Debit' ordoneaza toate articolele contabile din cadrul tuturor notelor contabile dupa contul debitor';
• Butonul 'Credit' ordoneaza toate articolele contabile din cadrul tuturor notelor contabile dupa contul creditor';
• Butonul 'Ordonare note' genereaza o lista cu toate articolele contabile din luna;
• Butonul 'Note' re-ordoneaza articolele pe note contabile;

• Data

-curenta - programul va propune implicit la adaugarea unui articol      contabil data curenta a sistemului Plaphorma;

-fixata - programul va propune implicit la adaugarea unui articol      contabil data fixata (in campul 'Fixata');

-ultima - programul va propune implicit la adaugarea unui articol      contabil ultima data introdusa;

Meniul Operatiuni:

• Totaluri - calculeaza totalul balantei de verificare si afiseaza o fereastra-raport in care vor fi cuprinse totalurile la: Solduri inceput de an (debit/credit), Sume precedente (debit/credit), rulaje lunare (debit/credit), Total rulaje (debit/credit), Sume actuale (debit/credit), Sold actual (final) (debit/credit); ! ATENTIE! Pentru ca acest raport sa fie relevant trebuie executata mai intai comanda 'Recalcul balanta' din meniul 'Operatiuni'

• Recalcul balanta - recalculeaza balanta de verificare; Aceasta operatiune este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni si/sau ori de cate ori se executa modificari la nivelul Notelor contabile !

• Calcul fisa cont - recalculeaza fisele de cont pentru toate conturile din balanta; Aceasta operatiune este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni si/sau ori de cate ori se executa modificari la nivelul Notelor contabile !

• Vizualizare fisa cont - permite vizualizarea fisei contului pe care este pozitionat cursorul; Acelasi lucur se obtine daca se executa 'dublu click' pe un cont.

• Fisa pe perioada - permite vizualizarea  fisei unui cont pe mai multe luni; utilizatorul va trebui sa selecteze perioada dorita (!Daca se va selecta o perioada in care nu s-a lucrat cu programul se va returna un mesaj de eroare). !ATENTIE! Pentru ca fisa pe perioada sa fie corecta, trebuiesc calculate fisele de cont in fiecare luna (in luna respectiva).

• Inchidere luna - Balanta de verificare are un mecanism de trecere in luna urmatoare separat de restul modulelor; Aceasta comamda permite trecerea in luna urmatoare, si nu are alte implicatii privind exercitiul curent;

• Redeschidere luna - permite revenirea la o luna inchisa anterior;

• Balanta analitica - permite vizualizarea balantei analitice (aceasta este si forma de afisare a balantei la intrarea in modul);

• Balanta sintetica - calculeaza si afiseaza balanta sintetica. In aceasta balanta vor fi incluse atat conturile sintetice de gradul I cat si cele de gradul II;

• Balanta analitica I - calculeaza si afiseaza balanta analitica pentru analiticile de gradul I

• Balanta pe clase - calculeaza si afiseaza balanta cu totaluri pe fiecare clasa;

• Balanta pe grupe - creaza balanta pe grupe, conform grupelor definite in meniul Nomenclatoare -> grupe;

• Registru jurnal - permite calcularea registrului jurnal; Optiunile din cadrul acestui sub-meniu sunt urmatoarele:

-         'Centralizat' - calculeaza regsitrul jurnal centralizat (grupeaza toate articolele de acelasi fel intr-o singura inregistrare;

-         'Necentralizat' - calculeaza regsitrul jurnal necentralizat (va cuprinde toate operatiunile din luna necentralizat);

-         'Analitic' - se aplica asupra jurnalului necentralizat si permite dezvoltarea acestuia in analitic;

-         Meniul sortare din cadrul acestui sub-modul permite sortarea inregistrarilor contabile dupa: zi / numar nota/ tipul contului / cont;

! ATENTIE ! Daca balanta se modifica (prin modificarea notelor contabile) registrul jurnal trebuie recalculat (utilizand una din optiunile Centralizat sau necentralizat) !

• Cartea mare - permite calcularea registrului 'Cartea mare'; Se poate calcula Cartea Mare Debit sau Cartea Mare Credit (prin selectarea tipului dorit si actionarea butonului 'Recalculeaza')

! ATENTIE ! Daca balanta se modifica (prin modificarea notelor contabile) trebuie recalculata si Cartea Mare !

• Print toate fisele - permite listarea fisei de cont pentru toate conturile selectate;

• Preia balanta an precedent - permite preluarea balantei din anul precedent.

Meniul Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul Sortare.

• Toate - selecteaza toate inregistrarile din ecranul Firme;

• Nici unul - deselecteaza toate inregistrarile;

• Invers - inverseaza selectia curenta;

• Cont sintetic - selecteaza toate conturile ce au sinteticul specificat de operator;

• Cont 1 - selecteaza conturile sintetice curprinse intre contul sintetic 'xxx' specificat de operator si contul sintetic 'yyy' specificat de operator;

• Cont 2 - selecteaza conturile analitice curprinse intre contul analitic 'xxx.a' specificat de operator si contul analitic 'yyy.b' specificat de operator;

• Cont 3 - selecteaza conturile analitice curprinse intre contul analitic de gradul II 'xxx.a.a' specificat de operator si contul analitic de gradul II 'yyy.b.b' specificat de operator;

• Formula - permite selectii complexe, dupa o formula.

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

• Cont - ordoneaza balanta dupa simbolul contului sistetic;

• Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel';

Meniul nomenclatoare:

• Plan conturi - permite definirea/modificare unui cont in planul de conturi; Elementele ce trebuiesc precizate la definirea unui cont sunt urmatoarele :

-         Simbolul contului -  este structurat in 3 nivele :

o       contul sintetic - este un camp numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 4 cifre. In acest fel se pot cuprinde atat conturile sintetice de gradul I (Ex. 401) cat si conturile sintetice de gradul II (Ex. 5311) ;

o       analitic I - este un camp numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 5 cifre. Aici se pot defini analiticele de gradul I ale unui cont sistetic (Ex.411 1) ! ATENTIE ! Nu se recomanda folosirea semnului '.' (punct) intre sintetic si analitic !

o       analitic II - este un camp alfa-numeric in care utilizatorul poate introduce un simbol de pana la 5 caractere ;

-         Denumirea contului -  este un camp alfa - numeric in care utilizatorul poate introduce un un sir de pana la 40 de caractere ;

-         Functia contului - utilizatorul va bifa tipul corespunzator (activ, pasiv sau bifuntional)  ! ATENTIE ! Nerespectarea funtiei unui cont poate duce la obtinerea unor rezultate eronate !

-         Pentru conturile de venituri sau cheltuieli (clasa 6 si clasa 7) utilizatorul poate preciza si contul de inchidere (daca este altul decat 121), precum si centrul de cost (contul de clasa 9) corespunzator ;

• Grupe - permite definirea grupelor de conturi pe baza carora se va calcula balanta pe conturi ; Trebuiesc definite aceleasi elemente ca la definirea unui cont ;

Meniul conturi:

• Adauga - permite adaugarea unui cont in balanta ;
• Modifica - permite modificarea unui cont ; Nu se poate modifica simbolul unui cont ce are miscari sau sold pe parcursul exercitiului financiar ;
• Sterge - permite stergerea unui cont din balanta de verificare ; ! Atentie : Un cont nu poate fi sters daca are miscari sau sold pe parcursul exercitiului financiar ;! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui cont cu care s-a lucrat in cursul an fiscal;

Asistare: Permite apelarea HELP-ului

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

• Validare luna - blocheaza o luna balanta in luna in care se executa aceasta comanda; Asupra unei luni nu se mai pot face decat operatiuni de vizualizare si listare;

! ATENTIE ! Nu validati o luna decat daca sunteti sigur ca ati terminat toate operatiunile pentru luna respectiva! Operatiunea de VALIDARE are un caracter ireversibil.

OBSERVATII:

1. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA S-AU EXECUTAT COMENZILE  DE RECALCUL BALANTA SI CALCUL FISA CONT;

2. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI VERIFCATI CORELATIILE INTRE MODULUL BALANTA SI RESTUL MODULELOR DIN SISTEM !